Conformément à la Loi 2/2023, du 20 février, régulant la protection des personnes qui signalent des infractions normatives et la lutte contre la corruption (« Loi 2/2023 »), la société L’ALBEREDA DE SANT JULIÀ, SL (ci-après, « L’ALBEREDA » ou « la société ») indique qu’elle dispose d’un Système interne d’information, partagé avec les sociétés NANDO JUBANY, SL et CAN CARLITOS, SLU. La société NANDO JUBANY, SL est responsable du traitement des données personnelles conformément à la législation en vigueur en la matière.
Dans le but de renforcer la culture de l’information et les infrastructures d’intégrité de l’entreprise, ainsi que de promouvoir la culture de la communication comme mécanisme de prévention d’actions ou d’omissions susceptibles de constituer des infractions au droit de l’Union européenne, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions en matière de sécurité et de santé au travail, L’ALBEREDA dispose d’un Responsable de Conformité Pénale (RCP) qui est également Responsable du Système interne d’information (RSIIF) (ci-après, la personne « RCP/RSIIF »). À cet effet, l’entreprise a nommé comme tel la personne qui occupe le poste de Responsable des Ressources Humaines.
Les informations relatives aux domaines décrits au paragraphe précédent peuvent être transmises à la personne RCP/RSIIF par l’un des moyens suivants du Canal éthique (Canal interne d’information) :
Courrier électronique à l’adresse : compliance@canjubany.com
Courrier postal à l’adresse : « El Romaní » Carretera de Sant Hilari, s.n., 08506 – Calldetenes (Barcelone) (à l’attention de la personne RCP/RSIIF).
Par écrit remis à la personne RCP/RSIIF.
Les personnes informatrices pourront également demander un rendez-vous en personne avec la personne RCP/RSIIF dans un délai maximal de sept jours.
Les informations communiquées verbalement lors de la réunion en personne devront être documentées de l’une des manières suivantes, avec le consentement préalable de la personne informatrice :
a) Au moyen d’un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible.
Dans ce cas, la personne informatrice sera avertie que la communication sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil, du 27 avril 2016 (RGPD ou Règlement général sur la protection des données).
b) Au moyen d’une transcription complète et exacte de la conversation réalisée par la personne RCP/RSIIF.
Sans préjudice des droits qui lui correspondent en vertu de la réglementation sur la protection des données, la personne informatrice se verra offrir la possibilité de vérifier, rectifier et accepter, par sa signature, la transcription de la conversation.
Le Système interne d’information de l’entreprise est conforme aux exigences de l’article 5.2 de la Loi 2/2023, à savoir :
a) Il permet aux personnes auxquelles s’applique la Loi 2/2023 de communiquer, par différents moyens, des informations sur les infractions prévues à son article 2.
b) Il est géré de manière sécurisée, garantissant que les communications peuvent être traitées efficacement au sein des entreprises mentionnées, ainsi que la confidentialité de l’identité de la personne informatrice et de toute tierce personne mentionnée dans la communication, et des actions menées dans la gestion et le traitement de celle-ci, ainsi que la protection des données personnelles, en empêchant l’accès de personnel non autorisé.
c) Il dispose d’un Protocole d’utilisation du Canal Éthique et du Canal interne d’information, du Système interne d’information et d’action de la personne Responsable de Conformité Pénale et du Système interne d’information, qui établit des garanties pour la protection des personnes informatrices, essentiellement :
Accusé de réception dans un délai de sept jours calendaires suivant la réception de l’information.
Délai maximum ordinaire de trois mois pour répondre aux actions d’enquête, dans les termes de l’article 9 de la Loi 2/2023, en complétant et en conservant avec diligence un registre des informations.
Possibilité de maintenir la communication avec la personne informatrice.
Établissement du droit de la personne concernée à être informée des actions ou omissions qui lui sont attribuées et à être entendue.
Garantie de confidentialité lorsque la communication est transmise par des canaux de signalement autres que ceux établis ou à du personnel non responsable de son traitement, ainsi que l’obligation, pour la personne qui la reçoit, de la transmettre immédiatement à la personne RCP/RSIIF.
Respect de la présomption d’innocence et de l’honneur des personnes concernées.
Respect des dispositions relatives à la Protection des Données (Titre VI de la Loi 2/2023).
Engagement de transmettre l’information au Ministère public, immédiatement, lorsque les faits pourraient constituer à première vue une infraction pénale.
NANDO JUBANY, SL traitera, en tant que responsable du traitement, les données personnelles incluses dans les communications reçues et couvertes par la Loi 2/2023, afin de pouvoir les gérer et, le cas échéant, initier la procédure d’enquête correspondante et adopter les mesures correctrices qui pourraient s’imposer.
La base juridique du traitement sera le respect des obligations imposées par la Loi 2/2023. Si la communication contient des données de catégorie particulière, celles-ci ne seront traitées que lorsqu’elles seront strictement nécessaires pour l’adoption de mesures correctrices et/ou le lancement de la procédure d’enquête correspondante et/ou le traitement des procédures administratives sanctionnatrices ou pénales qui, le cas échéant, s’ensuivent, conformément à la législation en vigueur ; dans ces cas, la base juridique sera l’intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles sera limité à ce qui est indispensable, car sans ces données il n’est pas possible de remplir les objectifs et obligations établis par la Loi 2/2023.
Les données personnelles pourront être traitées par le personnel autorisé de NANDO JUBANY, SL, de L’ALBEREDA et de CAN CARLITOS, SLU uniquement lorsqu’elles s’avèrent nécessaires pour l’enquête sur des manquements à la réglementation interne de l’entreprise, sur des infractions au Droit de l’Union européenne, sur des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que sur des infractions en matière de sécurité et de santé au travail, pour l’adoption de mesures correctrices ou pour le traitement des procédures administratives sanctionnatrices ou pénales qui, le cas échéant, s’ensuivent. De même, les données personnelles pourront être communiquées à des tiers en cas d’obligation légale, et pourront être communiquées à l’autorité judiciaire, au Ministère public ou aux autorités administratives compétentes dans le cadre de l’enquête mentionnée.
Les données personnelles seront conservées pendant le temps strictement nécessaire pour décider de l’opportunité d’ouvrir une enquête sur les faits signalés. S’il est opportun d’adopter des mesures correctrices, les données seront conservées pendant toute la durée de l’application de ces mesures. Par ailleurs, si l’ouverture de procédures administratives sanctionnatrices ou pénales s’avère nécessaire, les données seront conservées pendant toute la durée de la procédure administrative ou pénale en question.
En tout état de cause, si la décision d’ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés n’est pas prise dans un délai de trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l’exception de celles qu’il est strictement nécessaire de conserver sous forme bloquée afin de maintenir la preuve du fonctionnement du Système interne d’information de l’entreprise conformément à la Loi 2/2023.
Seront également supprimées les données personnelles qui révèlent des comportements ne relevant pas du champ d’application de la Loi 2/2023, ainsi que les données personnelles considérées comme inexactes, sauf si le défaut de véracité est susceptible de constituer une infraction pénale, auquel cas l’information sera conservée pendant la durée nécessaire à la conduite de la procédure judiciaire correspondante.
Enfin, il est précisé qu’à tout moment la personne communicante pourra demander au responsable du traitement l’accès à ses données personnelles, leur rectification ou leur suppression, la limitation du traitement, ou s’y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant un écrit accompagné d’une photocopie de son document d’identité à l’adresse e-mail comunicacio@canjubany.com. En cas de désaccord avec le traitement de ses données, elle pourra introduire une réclamation auprès de l’Agence Espagnole de Protection des Données, autorité de contrôle en la matière, dont le siège se situe C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
L’ALBEREDA s’engage expressément à ne pas mettre en œuvre d’actes constitutifs de représailles, y compris des menaces ou tentatives de représailles, à l’encontre des personnes qui présentent une communication conformément à la Loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection pendant le traitement d’un dossier, à l’égard des personnes concernées par la communication.
Conformément à la Loi 2/2023, lorsqu’une personne ayant participé à la commission de l’infraction administrative faisant l’objet d’une information est celle qui signale son existence par la présentation de cette information, et à condition que celle-ci ait été présentée avant la notification de l’ouverture de la procédure d’enquête ou de sanction, l’organe administratif compétent pour résoudre la procédure pourra, par décision motivée, l’exonérer de l’application de la sanction administrative qui lui correspondrait, dès lors que sont réunies les conditions prévues à l’article 40 de la Loi 2/2023.
(*) Le Canal Éthique permet la présentation de communications anonymes.
(**) Bien que, chaque fois que possible, l’utilisation du canal interne soit privilégiée, selon les circonstances et la gravité de l’information, les communications pourront également être adressées, le cas échéant, à l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte, AII (en Catalogne, l’Office Antifraude de Catalogne), ou aux autorités ou organes autonomiques correspondants, au Ministère public, au Parquet européen ou à l’autorité compétente, selon le cas. X60B7QF0